Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) dla Urzędu. Jak założyć BIP dla urzędu?

Biuletyn Informacji Publicznej dla Urzędu

W konstytucji RP zapisano, że wszyscy obywatele powinni mieć zapewniony dostęp do informacji publicznej. Jednostki samorządu terytorialnego, urzędy skarbowe, pracy i pozostałe urzędy w Polsce są zobowiązane do przygotowania Biuletynu Informacji Publicznej, w którym publikowane są dokumenty i akty prawne oraz informacje na temat funkcjonowania konkretnej jednostki. Jak powinien wyglądać BIP dla urzędu? Jak go założyć?

Czym jest BIP?

Biuletyn Informacji Publicznej to strona podmiotowa, na której dany urząd publikuje informacje dotyczące m.in.: statusu prawnego, kompetencji, realizowanych zadań, a także sposobu przyjmowania i załatwiania spraw. W BIP znajdują się najważniejsze informacje dla obywateli, którzy chcą skorzystać z usług świadczonych przez dany urząd lub zapoznać się z zasadami jego funkcjonowania.

BIP tworzy się w celu zapewnienia nieograniczonego dostępu do informacji publicznej. Mianem informacji publicznej określa się wszystkie wiadomości, które są wytwarzane lub odnoszą się do organów publicznych lub wykonujących zadania publiczne. Są to zarówno treści w formie dokumentów i aktów prawnych, jak i obrazy oraz dźwięki zarejestrowane w czasie posiedzeń organów władzy publicznej. Dostęp do informacji publicznej musi być bezpłatny.

Jakie urzędy mają obowiązek przygotowania BIP?

Podmioty zobowiązane do przygotowania BIP wymieniono w Ustawie o dostępie do informacji publicznej z dn. 6 września 2001 roku. Lista obejmuje wszystkie urzędy w Polsce, reprezentujące osoby prawne samorządu terytorialnego, Skarb Państwa, państwowe osoby prawne, dysponujące majątkiem publicznym i wykonujące wszelkie zadania publiczne.

Biuletyn Informacji Publicznej mają obowiązek przygotować urzędy:

-    gminy, powiatu, miasta i wojewódzkie,

-    skarbowe,

-    pracy,

-    stanu cywilnego,

-    statystyczne,

-    ochrony konkurencji i konsumentów (UOKiK),

-    marszałkowskie,

-    ochrony zabytków,

-    patentowe.

Prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej jest również obowiązkiem miejskich i gminnych ośrodków pomocy społecznej, oddziałów Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Narodowego Funduszu Zdrowia.

BIP muszą posiadać zarówno urzędy nadzorowane przez władze lokalne, jak i wyższego stopnia. Decentralizacja nie zdejmuje z urzędów niższego stopnia obowiązku zapewniania dostępu do informacji publicznej. Ustawa o dostępie do informacji publicznej z dn. 6 września 2001 roku dotyczy urzędów z każdego stopnia hierarchii bez względu na zakres ich kompetencji i pełnionych funkcji publicznych.

Strona podmiotowa BIP dla urzędu gminy, skarbowego lub pracy ma podobną budowę dla każdego podmiotu bez względu na jego lokalizację. Urzędy gminy pełnią te same lub zbliżone funkcje publiczne w całej Polsce, jednak w BIP znajdują się również informacje dotyczące adresu jednostki, osób odpowiedzialnych za redakcję strony i zajmujących stanowiska kierownicze.

Jakie są cele tworzenia BIP dla urzędów?

Głównym celem tworzenia Biuletynu Informacji Publicznej jest zapewnienie dostępu do wiadomości na temat zadań wykonywanych przez konkretny urząd i sposobu rozpatrywania spraw, z którymi zgłaszają się obywatele. W BIP publikuje się wyłącznie treści o charakterze informacyjnym. Zabronione jest umieszczanie w nim opinii, treści komercyjnych i niezwiązanych z funkcjonowaniem danego urzędu. Obywatel przeglądając informacje opublikowane w biuletynie, ma mieć pewność, że są to jedynie fakty i aktualne informacje na temat zadań realizowanych przez urząd.

Biuletyn Informacji Publicznej ogranicza liczbę zapytań na temat podstawowej działalności urzędu. Pracownicy mogą skupić się na wykonywaniu ważniejszych zadań, zamiast udzielać odpowiedzi na powtarzające się pytania. W razie pytań, mogą szybko odesłać zainteresowanego obywatela do zakładki BIP, w której znajdzie odpowiedź na nurtujące go problemy. Biuletyn jest na bieżąco aktualizowany, dlatego zawarte w nim odpowiedzi na pytania są zgodne z obowiązującą podstawą prawną i sposobem funkcjonowania urzędu.

BIP zapewnia jawność dokumentów i uchwał podjętych na sesjach rady danego urzędu. Wszystkie dokumenty dotyczące urzędu, zmian w realizowanych przez niego zadaniach oraz innych aspektów funkcjonowania podmiotu są na bieżąco umieszczane w biuletynie. Na stronie podmiotowej BIP publikuje się również nagrania z sesji rady z uwzględnieniem transkrypcji, by obywatele mieli możliwość kontrolowania pracy radnych i innych osób pełniących funkcje publiczne.

Jakie elementy musi zawierać BIP dla urzędu?

BIP dla urzędu ma strukturę dostosowaną do rodzaju zadań wykonywanych przez konkretny urząd. Wszystkie strony podmiotowe biuletynu mają jednak kilka obowiązkowych elementów, niezależnych od funkcji publicznych urzędu. Biuletyn powinien być przygotowany w formacie XML. Jest to format uniwersalny, spełniający wymogi przezroczystości technologicznej opisanej w Rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.

W Biuletynie Informacji Publicznej muszą znaleźć się informacje o:

-    statusie prawnym lub formie prawnej urzędu,

-    przedmiocie działania i kompetencjach jednostki,

-    majątku, którym dysponuje organ,

-    trybie działania i sposobie rozpatrywania spraw,

-    prowadzonych rejestrach, archiwach i ewidencjach oraz zasadach udostępniania zawartych w nich danych,

-    udogodnieniach dla osób z niepełnosprawnościami i ograniczoną sprawnością ruchową w budynku urzędu.

Minimalna zawartość BIP obejmuje również dane adresowe i kontaktowe urzędu oraz kontakt do co najmniej jednej osoby odpowiedzialnej za redakcję strony biuletynu. Obywatele mogą zgłaszać im uwagi dotyczące zawartości BIP oraz związane z dostępnością strony dla osób z niepełnosprawnościami.

Jak założyć BIP dla urzędu?

Założenie BIP dla urzędu jest szybkie i bezproblemowe, gdy urząd podejmuje współpracę ze specjalistami. Netkoncept wdraża BIP nawet w ciągu 2 godzin od złożenia zamówienia. Przygotowany Biuletyn Informacji Publicznej jest zgodny ze standardem WCAG 2.1 dla osób słabowidzących i niedowidzących. Dzięki niemu użytkownicy, którzy mają trudności z czytaniem z powodu problemów ze wzrokiem, zapoznają się z informacjami publicznymi po zmianie kontrastu lub wielkości czcionki. Dla osób niewidomych w standardzie WCAG 2.1 przygotowano funkcję odczytywania treści przez elektronicznego lektora i poruszania się po stronie z jego pomocą w odczytywaniu nazw odnośników.

BIP dostarczany przez Netkoncept jest zintegrowany ze stroną internetową urzędu, Systemem Obiegu Dokumentów i innymi modułami, które wykorzystują pracownicy danego podmiotu. Integracja zapewnia możliwość automatycznego publikowania ważnych informacji w BIP, co ułatwia i przyśpiesza pracę.

Po wdrożeniu BIP pracownicy odpowiedzialni za jego redakcję są szkoleni z obsługi strony. Netkoncept zapewnia stałe wsparcie techniczne i możliwość korzystania z konsultacji telefonicznych i mailowych w razie pojawienia się wątpliwości.


CHCESZ UZYSKAĆ WIĘCEJ INFORMACJI NA TEMAT BIP DLA URZĘDU?
Skontaktuj się z nami

 

Przewiń do góry