Dlaczego Twój urząd traci 18 dni na rejestrację spraw?

Czy znasz sposoby na zwiększenie wydajności pracownika urzędu, przy mniejszym nakładzie pracy? 

Stworzyliśmy porównanie czasu ręcznej rejestracji spraw w urzędzie oraz rejestracji za pomocą elektronicznego systemu obiegu dokumentów SOD365. 

Zobacz jakie wyniki otrzymaliśmy.

  • Czas wprowadzania 1 sprawy (wersja papierowa) - 59s  

  • Czas wprowadzania 1 sprawy (wersja elektroniczna - SOD365) - 14s  

= różnica 45 sek.

Czy wiesz ile spraw rocznie wprowadza Twój urząd? 

Zobacz porównanie: https://www.youtube.com/watch?v=ktZMg4m5bdc

Przykład 1: 

Przyjmijmy, że Twój urząd tworzy rocznie 3000 spraw:

  • Średnia liczba spraw wprowadzanych rocznie - 3000

  • Różnica między papierową, a elektroniczną formą rejestracji spraw - 45 sek. 

  •  1000 spraw x 45 sek = 135 000 sek. ( 37,5h w roku czyli dodatkowe 4,5 dnia)

Przykład 2:

Przy założeniu rejestrowaniu 20.000 spraw rocznie wyniki przedstawiają się następująco:

  • Średnia liczba spraw wprowadzanych rocznie - 20.000

  • Różnica między papierową, a elektroniczną formą rejestracji spraw - 45 sek. 

  • 20.000 spraw x 45 sek = 900 000. ( 250h w roku czyli dodatkowe 31 dni)

Średnio tracisz aż 18 dni w roku na rejestrację spraw ( średnia wyliczona na odstawie 1 i 2 przykładu)

Skutecznym sposobem na zwiększenie wydajności pracownika urzędu jest wprowadzenie elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów (SOD 365), który pozwala na wykonanie większej ilości zadań w krótszym czasie. 

Co zyskasz dzięki SOD365?

  • dodatkowe 1,5 dnia pracy, które można przeznaczyć np. na inne zadania
  • help desk - nieustanne wsparcie przed i po wdrożeniu systemu od naszych specjalistów oraz działu obsługi klienta ( odbieramy wszystkie telefony i nie używamy botów )
  • szkolenie z ekspertem, podczas którego można rozwiać wszelkie wątpliwości dotyczące funkcjonowania systemu. 
  • system został stworzony na podstawie wielu rozmów z urzędnikami. 
  • błyskawicznie sprawdzisz, czy dana sprawa jest prowadzona w prawidłowy sposób,
  • upewnisz się, czy dane pismo jest rozpatrywane w terminie oraz otrzymasz powiadomienie, że zbliża się termin upłynięcia czasu na udzielenie odpowiedzi przez urzędnika,
  • w intuicyjny sposób będziesz nadzorować pracę osób zatrudnionych w urzędzie,
  • wszystkie elementy pracy urzędu zaplanujesz z jednego panelu.
  • 5% rabatu na wdrożenie systemu jeśli wyślesz zgłoszenie do 20 września 2022 r. 
  • licencję za 1zł

 

System Obiegu Dokumentów SOD 365 (elektroniczny obieg dokumentów) wspomaga obieg dokumentów wewnątrz każdego podmiotu bez względu na jego wielkość. Z pomocą SOD 365 sprawnie monitorujesz zadania wykonywane przez urzędników z dowolnego miejsca i w każdym momencie. Dzięki temu masz wszystko pod kontrolą - nie przegapisz żadnego terminu, ani ważnego pisma, które wpłynęło do urzędu. 

Masz pytania dotyczące elektronicznego systemu obiegu dokumentów sod365?
Napisz do nas:

Przewiń do góry