Case Study: Wdrożenie elektronicznego rejestru korespondencji eRejestr365 dla jednostek Gminy Lubsza

I Informacje ogólne

Nazwa jednostki samorządu terytorialnego: Gmina Lubsza

Liczba jednostek organizacyjnych: 7 (w tym OPS, GOK, ZKD, szkoły podstawowe i przedszkola)
System: System Obiegu Dokumentów SOD365 i eRejestr365
Czas wdrożenia: 6 tygodni
Partner technologiczny: Netkoncept

II Cel wdrożenia

• Uporządkowanie obiegu dokumentów w jednostkach podległych

• automatyzacja rejestracji pism i tworzenia rejestrów przychodzących i wychodzących w jednostkach

• przygotowanie jednostek do obsługi systemu e-Doręczeń

• wprowadzenie możliwości bezpłatnego elektronicznego przekazywania dokumentów pomiędzy Gminą a podległymi jej jednostkami organizacyjnymi

• Zwiększenie efektywności zarządzania dokumentacją

• Spełnienie wymogów wynikających z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

e-Rejestr365 - to ekonomiczna, uproszczona wersja elektronicznego systemu obiegu dokumentów, który uporządkuje pracę nad pismami w Twojej jednostce, przygotuje rejestr pism, pobierze dokumenty z platformy ePUAP oraz pozwoli na wysyłanie i odbieranie e-Doręczeń.

III Etapy wdrożenia

1. Weryfikacja Potrzeb wdrożenia systemu

w Listopadzie 2024 roku skontaktował się z nami nasz klient Gmina Lubsza, która od wielu lat korzysta z naszego Systemu Obiegu Dokumentów SOD365. w trakcie omawiania zmian i wyzwań jakie czekają urząd padło pytanie czy możemy zaproponować wdrożenie Systemu EZD dla jednostek organizacyjnych. Oczywiście przygotowaliśmy wstępną kalkulację wdrożenia systemu SOD365 dla wszystkich jednostek, natomiast po ustaleniu że naszemu Partnerowi chodzi głównie o integrację z e-doręczeniami oraz usprawnienie przesyłania dokumentów pomiędzy urzędem a jednostkami, zaprezentowaliśmy alternatywę w postaci systemu eRejestr365.

System eRejestr365 to ekonomiczna wersja systemu SOD365 służąca do procesu rejestracji i wysyłki pism, zintegrowana z e-doręczeniami, systemem KSEF i ePUAP jednak pozbawiona możliwości dekretowania , oraz obsługi spraw i teczek. Nastepnie przygotowaliśmy ofertę cenową na wdrożenie pełnych obiegów SOD365 oraz  uproszczonych systemów eRejestr365.

2. Spotkanie z Jednostkami i prezentacja systemu

Po otrzymaniu szacunkowych kosztów pracownicy Urzędu Gminy w Lubszy zorganizowali spotkanie z dyrektorami wszystkich jednostek organizacyjnych które odbyło się w dniu 13 grudnia 2024. Na spotkaniu tym zaprezentowaliśmy działanie naszych systemów, oraz porozmawialiśmy o trudnościach i wyzwaniach jakie spotykają jednostki. Po spotkaniu wszyscy dyrektorzy stwierdzili że chcą wdrożyć System eRejestr365 z perspektywą przejścia do Systemu SOD365 w przyszłości. 

Przede wszystkim jednostki uznały że będzie to świetne rozwiązanie przejściowe przed wdrożeniem systemu EZD które nie tylko będzie wspierać ich codzienną pracę ale ułatwi płynne przejście procesu transformacji 

3. Wdrożenie i Szkolenia

Zapadła decyzja aby wdrożyć system na początku 2025 roku. Proces wdrożenia oraz szkoleń dla pracowników ruszył z początkiem stycznia 2025 i zakończył się w ostatnich jednostkach w połowie lutego 2025.

4. Integracja

Ostatnim etapem wdrożenia było zrobione w lutym 2025 powiązanie systemów jednostek z systemem Gminy. Od tego momentu Gmina może bezkosztowo elektronicznie przesyłać dokumenty do jednostek i odwrotnie. 

IV Rezultaty wdrożenia

Korzyści:

• Skrócenie czasu rejestracji pism

• automatyzacja tworzenia rejestrów przychodzących i wychodzących

• automatyczna numeracja pism - lepsza kontrola

• integracja systemu z ePUAP i Doręczeniami

• usprawnienie wysyłki papierowej poprzez integrację z Nadawcą

• przygotowanie do prazy z systemem EZD w przyszłości

• Ujednolicenie praktyk kancelaryjnych w jednostkach gminnych

Wyzwania:

• Zorganizowanie spotkania z przedstawicielami wszystkich jednostek oraz Gminy

• integracja systemu Gminy z systemami jednostek

V  Wnioski i rekomendacje

• Wdrożenie systemu eRejestr365 jest znakomitym pierwszym krokiem w drodze do pełnego EZD, szczególnie dla małych jednostek które obawiają się wdrożenia pełnego Obiegu Elektronicznego wraz z dekretacją , sprawami, teczkami itp. Rozwiązanie to daje potrzebny czas na przystosowanie się pracownikom oraz sprawia że mamy do czynienia z ewolucja procesów zamiast z całkowitą rewolucją

• Kluczowe jest zapewnienie ciągłego wsparcia, nasi partnerzy mają zapewniony Helpdesk który daje im poczucie bezpieczeństwa i zmniejsza stres związany z wdrażaniem nowych rozwiązań

• Integracja z ePUAP, eDoręczeniami, eNadawcą i podpisem elektronicznym znacznie zwiększa wygodę oraz czas rejestracji oraz wysyłki pism

• Konieczność korzystania z eDoręczeń wymusza dodatkowe czynności na pracownikach jednostek organizacyjnych. system eRejestr365 umożliwia szybką weryfikację i znacznie ułatwia korzystanie z eDoręczeń

• Dzięki integracji Gmina oraz jednostki mogą bezpłatnie przesyłać między sobą dokumenty, co nie tylko przyspiesza pracę ale również redukuje koszty

VI Plany na przyszłość

• Rozszerzenie wdrożenia do pełnego systemu SOD365 . 

SOD365 - Elektroniczny system obiegu dokumentów wspomaga obieg dokumentów wewnątrz każdego podmiotu bez względu na jego wielkość. SOD365 pozwala na  sprawne monitorowanie zadań wykonywanych przez urzędników z dowolnego miejsca i w każdym momencie. 

• Przejście na pełny system EZD