Wprowadzenie
System Obiegu Dokumentów SOD365 wspomaga obieg dokumentów wewnątrz każdego podmiotu bez względu na jego wielkość. Z pomocą SOD365 sprawnie monitorujesz zadania wykonywane przez urzędników z dowolnego miejsca i w każdym momencie. Dzięki temu masz wszystko pod kontrolą - nie przegapisz żadnego terminu, ani ważnego pisma, które wpłynęło do urzędu.
SOD365 jest dostępny 24/7.
Co zyskasz dzięki SOD365?
- błyskawicznie sprawdzisz, czy dana sprawa jest prowadzona w prawidłowy sposób,
- upewnisz się, czy dane pismo jest rozpatrywane w terminie oraz otrzymasz powiadomienie, że zbliża się termin upłynięcia czasu na udzielenie odpowiedzi przez urzędnika,
- w intuicyjny sposób będziesz nadzorować pracę osób zatrudnionych w urzędzie,
- wszystkie elementy pracy urzędu zaplanujesz z jednego panelu.
System Obiegu Dokumentów wdrażamy w modelu SaaS (Software as a Service - oprogramowanie jako usługa), co przekłada się na zwiększenie poziomu bezpieczeństwa. Kupując licencję SaaS dla oprogramowania SOD365, bezpiecznie magazynujesz pliki, załączniki i inne informacje.
Uruchomienie i wdrożenie systemu SOD365 jest szybkie i nie wymaga zakupu kosztownego sprzętu - wystarczy, że posiadasz dostęp do Internetu. Dane z systemu są kopiowane do chmury, dzięki czemu minimalizujesz ryzyko ich utraty, w przypadku awarii dysków na lokalnym serwerze urzędu.
Skontaktuj się
Funkcje
Rejestry
System automatycznie wygeneruje rejestry korespondencji pism przychodzących i wychodzących dla wybranego okresu. Błyskawicznie znajdziesz interesujące Cię informacje i stworzysz rejestry zgodne z instrukcją kancelaryjną.
Kancelaria
Pisma kierowane do urzędu drogą tradycyjną i elektroniczną wyślesz i odbierzesz szybciej. Przypiszesz numery poszczególnym sprawom jednym kliknięciem. System uporządkuje pisma, automatycznie zaadresuje koperty i pobierze elektroniczne zwrotki doręczenia. Dzięki temu zaoszczędzisz sporo czasu i odpowiesz na wszystkie wnioski w terminie.
Kalendarz
Zarządzanie zadaniami własnymi i pracowników urzędu stanie się o wiele łatwiejsze. W jednym miejscu znajdziesz dostęp do informacji o pismach, sprawach i zastępstwach.
SOD365 usprawni Twoją pracę bez względu na wielkość urzędu i liczbę wydziałów. W naszym Systemie Obiegu Dokumentów znajdziesz funkcje:
- pracy zdalnej z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu,
- szybkiego wyszukiwania korespondencji wraz z bazą interesantów,
- historii korespondencji wychodzącej i archiwum pism,
- śledzenia drogi pisma w urzędzie,
- podpisywania pisma za pomocą Profilu Zaufanego lub certyfikatu kwalifikowanego.
Moduł planowania obiegu (obieg wbudowany) – procesy obiegu dokumentów
Moduł planowania obiegu umożliwia przygotowanie i zaprogramowanie obiegu dokumentów wybranego typu. Z poziomu Administratora lub po uzyskaniu odpowiednich uprawnień samodzielnie ustalasz, jakie pisma zostaną przesłane i do kogo trafią. Błyskawicznie definiujesz odbiorców pism z listy dostępnych biurek. Po otrzymaniu pisma urzędnicy wykonają normalne czynności dostępne w systemie, prześlą pismo dalej lub skorzystają z opcji cofnięcia dokumentu, jeżeli nieprawidłowo wykonano wcześniejsze kroki.
Co zrobić, gdy zaplanowany obieg nie może być kontynuowany? Wystarczy, że ręcznie wybierzesz kolejnego odbiorcę, a ten będzie mógł wznowić przerwany obieg automatyczny.
Moduł wewnętrznego edytora dokumentów
Proste dokumenty stworzysz bezpośrednio z poziomu systemu. Możesz użyć edytora tekstu lub gotowych szablonów, do których wstawisz numer sprawy, datę pisma oraz nazwę i adres klienta. Moduł posiada opcję tworzenia szablonów dla całej jednostki oraz personalnych dla konkretnego użytkownika.
Bez trudu odczytasz szablony w formacie *.docx, a następnie zapiszesz je jako *.pdf. Dzięki modułowi sformatujesz nagłówki, listy, style czcionek i inne elementy treści. Jednocześnie uzyskasz dostęp do pełnej, tekstowej historii wprowadzonych zmian. Gotowy dokument możesz wydrukować i przesłać do klienta w formie papierowej.
Kopie i środowisko wirtualne
Na życzenie klienta udostępniamy kopie zapasowe wszystkich plików wgranych przez klienta do Systemu Obiegu Dokumentów.
Skontaktuj sięPrzykładowe realizacje
Integracje
Integracja ze skrzynką podawczą ePUAP
Jednym kliknięciem bez logowania do ePUAP pobierzesz wiadomości, wnioski i deklaracje złożone przez mieszkańców, bezpośrednio ze skrzynki podawczej.
eNADAWCA Poczty Polskiej
Nie musisz już prowadzić papierowego dziennika pocztowego - Poczta Polska otrzyma od Ciebie kompletną informację o przesyłkach w postaci elektronicznej. Na kopertach umieścisz kolejne numery dla listów poleconych wraz z kodem kreskowym i zsynchronizujesz każdą przesyłkę bez względu na rodzaj.
System kodów pocztowych Poczty Polskiej
Wystarczy, że wprowadzisz kod pocztowy, a system pobierze dane adresowe. Województwo, gmina, miejscowość, a nawet ulica w adresie zostaną uzupełnione automatycznie.
System GUS BIR1
Integracja umożliwi Ci automatyczne pobieranie danych dowolnej instytucji - urzędów, spółek, firmy, a nawet sądów. Błyskawicznie zdobędziesz dane na temat wszystkich podmiotów, które posiadają NIP, REGON lub KRS.
System GUS TERYT
W bazie TERYT znajdują się nazwy wszystkich województw, powiatów, gmin, miejscowości oraz ulic w Polsce. Dzięki integracji z systemem szybciej wprowadzisz dane adresowe, gdy nie znasz kodu pocztowego.
Platforma SkyCMS
Dzięki tej integracji prześlesz dokumenty z SOD365 bezpośrednio do panelu administracyjnego w BIP. Zaimportujesz również wprowadzone do obiegu akty normatywne.
Elektroniczne Biuro Obywatela
Elektroniczne Biuro Obywatela (EBO365) ułatwia mieszkańcom załatwianie spraw urzędowych przez Internet. Dzięki niemu obywatel zyskuje:
- dostęp do historii załatwianych spraw - mieszkaniec może sprawdzić, kiedy złożył różne wnioski i czy już je rozpatrzono,
- możliwość dokonania korekty formularzy - jeśli mieszkaniec nieprawidłowo wypełni wniosek, szybko dokona niezbędnych poprawek,
- sprawdzenie statusu sprawy - mieszkańcy nie muszą już dzwonić i przychodzić osobiście do urzędu, by dowiedzieć się, jaka jest odpowiedź na złożone pismo,
- dostęp do wielu jednostek z jednego konta użytkownika - do złożenia dokumentów w różnych urzędach i instytucjach wystarczy jedno konto,
- listę aktywnych, gotowych do wypełnienia formularzy - użytkownik w szybki i intuicyjny sposób wypełni przez Internet formularze, które są niezbędne do załatwienia istotnych dla niego spraw,
- możliwość generowania pism w pdf - łatwy do odczytania i przesyłania format pliku usprawnia składanie wniosków, ich drukowanie itp.,
- zgodność z WCAG 2.1 - informacje i formularze w EBO365 są przystosowane do szczególnych potrzeb osób niewidomych i słabowidzących oraz o ograniczonej sprawności ruchowej,
- możliwość podpisania pisma Profilem Zaufanym - darmowy podpis elektroniczny umożliwia weryfikację tożsamości użytkownika w prosty i przyjazny sposób.
Systemy dziedzinowe
Integracja z InfoSystem i ROMAD w zakresie wymiany danych podatkowych i pism usprawni pobieranie istotnych informacji przez Twój urząd.
Dane wymienisz również z powiatowymi ośrodkami geodezyjnymi.
Dowolna integracja
SOD365 z wbudowanym WebSerwisem zintegrujemy dla Ciebie z dowolną aplikacją. Dzięki temu wykonasz wszystkie podstawowe operacje biznesowe w obiegu dokumentów: zarejestrujesz pisma i sprawy oraz zsynchronizujesz dane klientów.
Skontaktuj się