System Obiegu Dokumentów - Elektroniczny Obieg Dokumentów w Urzędzie

Elektroniczny Obieg Dokumentów

Wprowadzenie

Elektroniczny system obiegu dokumentów wspomaga obieg dokumentów wewnątrz każdego podmiotu bez względu na jego wielkość. Z pomocą SOD365 sprawnie monitorujesz zadania wykonywane przez urzędników z dowolnego miejsca i w każdym momencie. Dzięki systemowi do elektronicznego obiegu dokumentów np. w gminie, placówce JST,  masz wszystko pod kontrolą - nie przegapisz żadnego terminu, ani ważnego pisma, które wpłynęło do urzędu.  SOD365 jest dostępny 24/7.

Korzyści z wdrożenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów w administracji:

  • błyskawicznie sprawdzisz, czy dana sprawa jest prowadzona w prawidłowy sposób,
  • upewnisz się, czy dane pismo jest rozpatrywane w terminie oraz otrzymasz powiadomienie, że zbliża się termin upłynięcia czasu na udzielenie odpowiedzi przez urzędnika,
  • w intuicyjny sposób będziesz nadzorować pracę osób zatrudnionych w gminie,
  • wszystkie elementy pracy urzędu zaplanujesz z jednego panelu.
  • wszystkie dokumenty elektroniczne znajdują się w jednym miejscu, w systemie informatycznym.
  • Elektroniczne zarządzanie dokumentacją prowadzi do zmniejszenia liczby wydruków oraz eliminuje potrzebę przechowywania dokumentów w wersji papierowej.

System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją wdrażamy w modelu SaaS (Software as a Service - oprogramowanie jako usługa), co przekłada się na zwiększenie poziomu bezpieczeństwa. Kupując licencję SaaS dla oprogramowania SOD365, bezpiecznie magazynujesz pliki, załączniki i inne informacje.

Uruchomienie i wdrożenie systemu SOD365 jest szybkie i nie wymaga zakupu kosztownego sprzętu - wystarczy, że posiadasz dostęp do Internetu. Dane z systemu są kopiowane do chmury, dzięki czemu minimalizujesz ryzyko ich utraty, w przypadku awarii dysków na lokalnym serwerze urzędu.

Sprawdź, jak wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów w twoim samorządzie JST.

Skontaktuj się
SOD365

Funkcje

Rejestry

System automatycznie wygeneruje rejestry korespondencji pism przychodzących i wychodzących dla wybranego okresu. Błyskawicznie znajdziesz interesujące Cię informacje i stworzysz rejestry zgodne z instrukcją kancelaryjną.

Kancelaria

Pisma kierowane do podmiotu publicznego drogą tradycyjną i elektroniczną wyślesz i odbierzesz szybciej. Przypiszesz numery poszczególnym sprawom jednym kliknięciem. System uporządkuje pisma, automatycznie zaadresuje koperty i pobierze elektroniczne zwrotki doręczenia. Dzięki temu zaoszczędzisz sporo czasu i odpowiesz na wszystkie wnioski w terminie.

Kalendarz

Zarządzanie zadaniami własnymi i pracowników urzędu stanie się o wiele łatwiejsze. W jednym miejscu znajdziesz dostęp do informacji o pismach, sprawach i zastępstwach.

SOD365 usprawni Twoją pracę bez względu na wielkość urzędu i liczbę wydziałów. W naszym Systemie Obiegu Dokumentów znajdziesz funkcje:

  • pracy zdalnej z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu,
  • szybkiego wyszukiwania korespondencji wraz z bazą interesantów,
  • historii korespondencji wychodzącej i archiwum pism,
  • śledzenia drogi pisma w urzędzie,
  • podpisywania pisma za pomocą Profilu Zaufanego lub certyfikatu kwalifikowanego.

Moduł planowania obiegu (obieg wbudowany) – procesy obiegu dokumentów

Moduł planowania obiegu umożliwia przygotowanie i zaprogramowanie obiegu dokumentów wybranego typu. Z poziomu Administratora systemu elektronicznego obiegu dokumentów lub po uzyskaniu odpowiednich uprawnień samodzielnie ustalasz, jakie pisma zostaną przesłane i do kogo trafią. Błyskawicznie definiujesz odbiorców pism z listy dostępnych biurek. Po otrzymaniu pisma urzędnicy wykonają normalne czynności dostępne w systemie, prześlą pismo dalej lub skorzystają z opcji cofnięcia dokumentu, jeżeli nieprawidłowo wykonano wcześniejsze kroki.

Co zrobić, gdy zaplanowany obieg nie może być kontynuowany? Wystarczy, że ręcznie wybierzesz kolejnego odbiorcę, a ten będzie mógł wznowić przerwany obieg automatyczny.

Moduł wewnętrznego edytora dokumentów

Proste dokumenty stworzysz bezpośrednio z poziomu systemu. Możesz użyć edytora tekstu lub gotowych szablonów, do których wstawisz numer sprawy, datę pisma oraz nazwę i adres klienta. Moduł w systemie elektronicznym obiegu dokumentów posiada opcję tworzenia szablonów dla całej jednostki oraz personalnych dla konkretnego użytkownika.

Bez trudu odczytasz szablony w formacie *.docx, a następnie zapiszesz je jako *.pdf. Dzięki modułowi sformatujesz nagłówki, listy, style czcionek i inne elementy treści. Jednocześnie uzyskasz dostęp do pełnej, tekstowej historii wprowadzonych zmian. Gotowy dokument możesz wydrukować i przesłać do klienta w formie papierowej.

Kopie i środowisko wirtualne

Na życzenie klienta udostępniamy kopie zapasowe wszystkich plików wgranych przez klienta do Systemu Obiegu Dokumentów.

Skontaktuj się

Przykładowe realizacje

Integracje

Integracja ze skrzynką podawczą ePUAP

Jednym kliknięciem bez logowania do ePUAP pobierzesz wiadomości, wnioski i deklaracje złożone przez mieszkańców, bezpośrednio ze skrzynki podawczej.

eNADAWCA Poczty Polskiej

Nie musisz już prowadzić papierowego dziennika pocztowego - Poczta Polska otrzyma od Ciebie kompletną informację o przesyłkach w postaci elektronicznej. Na kopertach umieścisz kolejne numery dla listów poleconych wraz z kodem kreskowym i zsynchronizujesz każdą przesyłkę bez względu na rodzaj.

System kodów pocztowych Poczty Polskiej

Wystarczy, że wprowadzisz kod pocztowy, a system pobierze dane adresowe. Województwo, gmina, miejscowość, a nawet ulica w adresie zostaną uzupełnione automatycznie.

System GUS BIR1

Integracja umożliwi Ci automatyczne pobieranie danych dowolnej instytucji - urzędów, spółek, firmy, a nawet sądów. Błyskawicznie zdobędziesz dane na temat wszystkich podmiotów, które posiadają NIP, REGON lub KRS.

System GUS TERYT

W bazie TERYT znajdują się nazwy wszystkich województw, powiatów, gmin, miejscowości oraz ulic w Polsce. Dzięki integracji z systemem szybciej wprowadzisz dane adresowe, gdy nie znasz kodu pocztowego.

Platforma SkyCMS

Dzięki tej integracji prześlesz dokumenty z SOD365 bezpośrednio do panelu administracyjnego w BIP. Zaimportujesz również wprowadzone do obiegu akty normatywne.

Elektroniczne Biuro Obywatela

Elektroniczne Biuro Obywatela (EBO365) ułatwia mieszkańcom załatwianie spraw urzędowych przez Internet. Dzięki niemu obywatel zyskuje:

  • dostęp do historii załatwianych spraw - mieszkaniec może sprawdzić, kiedy złożył różne wnioski i czy już je rozpatrzono,
  • możliwość dokonania korekty formularzy - jeśli mieszkaniec nieprawidłowo wypełni wniosek, szybko dokona niezbędnych poprawek,
  • sprawdzenie statusu sprawy - mieszkańcy nie muszą już dzwonić i przychodzić osobiście do urzędu, by dowiedzieć się, jaka jest odpowiedź na złożone pismo,
  • dostęp do wielu jednostek z jednego konta użytkownika - do złożenia dokumentów w różnych urzędach i instytucjach wystarczy jedno konto,
  • listę aktywnych, gotowych do wypełnienia formularzy - użytkownik w szybki i intuicyjny sposób wypełni przez Internet formularze, które są niezbędne do załatwienia istotnych dla niego spraw,
  • możliwość generowania pism w pdf - łatwy do odczytania i przesyłania format pliku usprawnia składanie wniosków, ich drukowanie itp.,
  • zgodność z WCAG 2.1 - informacje i formularze w EBO365 są przystosowane do szczególnych potrzeb osób niewidomych i słabowidzących oraz o ograniczonej sprawności ruchowej,
  • możliwość podpisania pisma Profilem Zaufanym - darmowy podpis elektroniczny umożliwia weryfikację tożsamości użytkownika w prosty i przyjazny sposób.

Systemy dziedzinowe

Integracja z InfoSystem i ROMAD w zakresie wymiany danych podatkowych i pism usprawni pobieranie istotnych informacji przez Twój urząd.
Dane wymienisz również z powiatowymi ośrodkami geodezyjnymi.

Dowolna integracja

SOD365 z wbudowanym WebSerwisem spowoduje, że zintegrujemy dla Ciebie system EZD z dowolną aplikacją. Dzięki temu wykonasz wszystkie podstawowe operacje biznesowe w obiegu dokumentów: zarejestrujesz pisma i sprawy oraz zsynchronizujesz dane klientów.

Skontaktuj się

Opinie klientów

"Chcielibyśmy w imieniu naszych pracowników podziękować za przeprowadzone szkolenia z zakresu cyberbezpieczeństwa oraz obsługi systemu SOD365.
Państwa przedstawiciele Panowie Rafał Staszczyszyn oraz Marcin Tynda wykazali się wysokim profesjonalizmem, znajomością prowadzonych zagadnień, kulturą osobistą oraz znakomitymi umiejętnościami interpersonalnymi.
Pracownicy byli bardzo zadowoleni i usatysfakcjonowani, że tego typu zagadnienia można przekazać w tak ciekawy sposób.
Jeszcze raz Państwu dziękujemy. "

— Zbigniew Chmurowski | Informatyk | GMINA Dąbrowa

"Dla mnie spotkanie było bardzo udane - pokazało Państwa elastyczność i umiejętność reagowania na różne nieszablonowe przypadki. To naprawdę wiele znaczy dla "nas" klientów samorządowych, jeżeli możemy mieć realne zaufanie do Państwa. Trochę znam się na stronach www, więc rozumiem, jak bardzo ważna jest umiejętność rozwiązywania problemów natury kodowania. Dziękuję!"

— Mateusz Kitka | Inspektor | Dział Promocji | Wydział Rozwoju Przedsiębiorczości i Rolnictwa Urzędu Miejskiego w Głubczycach

"Jesteśmy bardzo zadowoleni ze współpracy z Państwem.
Dziękujemy serdecznie."

— Agnieszka Rutkowska | Sekretarz Gminy | Urząd Gminy w Osiecznicy

“Z firmą Netkoncept współpracujemy już od 2005 roku firma dała się poznać jako nowoczesna, prężna oraz otwarta na wszelkiego typu rozwiązania technologiczne i internetowe - potrzeby, z których korzysta samorząd.

Korzystając z produktów firmy Netkoncept mamy możliwość modernizacji produktu oraz ulepszeń, które są wynikiem często zmian, które niosą zmieniające się przepisy, ustawy rozporządzenia. Biorąc pod uwagę możliwości i pokłady niekończących się pomysłów jakim dysponuje sądzę, że nie ma rzeczy niemożliwych dla tej firmy... “

— Marek Gliński | Urząd Miasta w Międzylesiu

“Usługi świadczone przez firmę NETKONCEPT.COM są profesjonalne, zgodne z aktualnymi trendami w zakresie tworzenia stron internetowych oraz zgodne z wytycznymi ustawodawcy dotyczącymi tworzenia serwisów dla podmiotów publicznych.

Polecamy firmę NETKONCEPT.COM jako partnera do współpracy, ponieważ charakteryzuje się wysoką kulturą organizacyjną, bardzo sprawną i skuteczną komunikacją w zakresie realizacji zlecenia oraz wysoką jakością świadczonych usług.”

— Mariusz Bogucki | Dyrektor Departamentu Społeczeństwa Informacyjnego i informatyki - Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego

"Bardzo Państwu dziękujemy za super pracę, za cierpliwość do naszych niekończących się poprawek, za zrozumienie i za stworzenie pięknej strony. W imieniu swoim i koleżanek – serdecznie dziękujemy."

— Milena Stańczak-Wyszyńska | Gmina Radzymin

"Z firmą Netkoncept współpracuję już od ok 10 lat. Firma prowadzi naszą stronę www, bip, panel Rada365, skrzynki mailowe. Współpraca przebiega wzorowo, zawsze z ich strony jest odzew gdy potrzebujemy pomocy (dodajmy że dość często jest to na CITO ;-) ).

Czy polecę firmę Netkocept do współpracy? Jak najbardziej tak, jeżeli tylko w swoim portfolio będą mieli usługę, na której wam zależy, a nawet gdy takowej nie mają, to coś wymyślą lub stworzą od podstaw."

— Piotr Łazaj | informatyk w Starostwie Powiatowym w Kędzierzynie-Koźlu

Często zadawane pytania

Tak. Istnieje możliwość integracji z systemem dziedzinowym np: (InfoSystem, Geobid, ROMAD). Dodatkowo System Obiegu Dokumentów posiada własne API.

Masz pytanie? Nie wiesz jak założyć sprawę, dodać interesanta? System SOD posiada wbudowany chat online pozwalający na kontakt z naszymi doradcami w każdym momencie poprzez przeglądarkę internetową. Dodatkowo informujemy, że w systemie został uruchomiony system zgłaszania uwag.

Tak, system w prosty sposób pobiera dokumenty z ePUAP, a także obsługuje dokumenty przesłane poprzez e-mail i dedykowaną platformę obsługi dla Klienta - EBO365.

Jest kilka możliwości wysyłki poczty m. in.: 1. Wysyłka pism elektronicznych na ePUAP bezpośrednio z SOD365 2. Wysyłka przy wykorzystaniu systemu E-NADAWCA Poczty Polskiej

SOD365 jest na tyle elastyczny, że może z powodzeniem funkcjonować w większości jednostek administracji publicznej. W naszym katalogu wdrożeń znajdują się zarówno jednostki bardzo małe (kilku pracowników), jak i duże (250 pracowników). Znane są nam problemy administracji samorządowej oraz rządowej, a narzędzie wdrożone w systemie pozwalają na realizację zadań w należyty sposób.
Przewiń do góry