Wprowadzenie
Elektroniczny system obiegu dokumentów wspomaga obieg dokumentów wewnątrz każdego podmiotu bez względu na jego wielkość. Z pomocą SOD365 sprawnie monitorujesz zadania wykonywane przez urzędników z dowolnego miejsca i w każdym momencie. Dzięki systemowi do elektronicznego obiegu dokumentów np. w gminie, placówce JST, masz wszystko pod kontrolą - nie przegapisz żadnego terminu, ani ważnego pisma, które wpłynęło do urzędu. SOD365 jest dostępny 24/7.
Korzyści z wdrożenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów w administracji:
- błyskawicznie sprawdzisz, czy dana sprawa jest prowadzona w prawidłowy sposób,
- upewnisz się, czy dane pismo jest rozpatrywane w terminie oraz otrzymasz powiadomienie, że zbliża się termin upłynięcia czasu na udzielenie odpowiedzi przez urzędnika,
- w intuicyjny sposób będziesz nadzorować pracę osób zatrudnionych w gminie,
- wszystkie elementy pracy urzędu zaplanujesz z jednego panelu.
- wszystkie dokumenty elektroniczne znajdują się w jednym miejscu, w systemie informatycznym.
- Elektroniczne zarządzanie dokumentacją prowadzi do zmniejszenia liczby wydruków oraz eliminuje potrzebę przechowywania dokumentów w wersji papierowej.
System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją wdrażamy w modelu SaaS (Software as a Service - oprogramowanie jako usługa), co przekłada się na zwiększenie poziomu bezpieczeństwa. Kupując licencję SaaS dla oprogramowania SOD365, bezpiecznie magazynujesz pliki, załączniki i inne informacje.
Uruchomienie i wdrożenie systemu SOD365 jest szybkie i nie wymaga zakupu kosztownego sprzętu - wystarczy, że posiadasz dostęp do Internetu. Dane z systemu są kopiowane do chmury, dzięki czemu minimalizujesz ryzyko ich utraty, w przypadku awarii dysków na lokalnym serwerze urzędu.
Sprawdź, jak wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów w twoim samorządzie JST.
Skontaktuj sięFunkcje
Rejestry
System automatycznie wygeneruje rejestry korespondencji pism przychodzących i wychodzących dla wybranego okresu. Błyskawicznie znajdziesz interesujące Cię informacje i stworzysz rejestry zgodne z instrukcją kancelaryjną.
Kancelaria
Pisma kierowane do podmiotu publicznego drogą tradycyjną i elektroniczną wyślesz i odbierzesz szybciej. Przypiszesz numery poszczególnym sprawom jednym kliknięciem. System uporządkuje pisma, automatycznie zaadresuje koperty i pobierze elektroniczne zwrotki doręczenia. Dzięki temu zaoszczędzisz sporo czasu i odpowiesz na wszystkie wnioski w terminie.
Kalendarz
Zarządzanie zadaniami własnymi i pracowników urzędu stanie się o wiele łatwiejsze. W jednym miejscu znajdziesz dostęp do informacji o pismach, sprawach i zastępstwach.
SOD365 usprawni Twoją pracę bez względu na wielkość urzędu i liczbę wydziałów. W naszym Systemie Obiegu Dokumentów znajdziesz funkcje:
- pracy zdalnej z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu,
- szybkiego wyszukiwania korespondencji wraz z bazą interesantów,
- historii korespondencji wychodzącej i archiwum pism,
- śledzenia drogi pisma w urzędzie,
- podpisywania pisma za pomocą Profilu Zaufanego lub certyfikatu kwalifikowanego.
Moduł planowania obiegu (obieg wbudowany) – procesy obiegu dokumentów
Moduł planowania obiegu umożliwia przygotowanie i zaprogramowanie obiegu dokumentów wybranego typu. Z poziomu Administratora systemu elektronicznego obiegu dokumentów lub po uzyskaniu odpowiednich uprawnień samodzielnie ustalasz, jakie pisma zostaną przesłane i do kogo trafią. Błyskawicznie definiujesz odbiorców pism z listy dostępnych biurek. Po otrzymaniu pisma urzędnicy wykonają normalne czynności dostępne w systemie, prześlą pismo dalej lub skorzystają z opcji cofnięcia dokumentu, jeżeli nieprawidłowo wykonano wcześniejsze kroki.
Co zrobić, gdy zaplanowany obieg nie może być kontynuowany? Wystarczy, że ręcznie wybierzesz kolejnego odbiorcę, a ten będzie mógł wznowić przerwany obieg automatyczny.
Moduł wewnętrznego edytora dokumentów
Proste dokumenty stworzysz bezpośrednio z poziomu systemu. Możesz użyć edytora tekstu lub gotowych szablonów, do których wstawisz numer sprawy, datę pisma oraz nazwę i adres klienta. Moduł w systemie elektronicznym obiegu dokumentów posiada opcję tworzenia szablonów dla całej jednostki oraz personalnych dla konkretnego użytkownika.
Bez trudu odczytasz szablony w formacie *.docx, a następnie zapiszesz je jako *.pdf. Dzięki modułowi sformatujesz nagłówki, listy, style czcionek i inne elementy treści. Jednocześnie uzyskasz dostęp do pełnej, tekstowej historii wprowadzonych zmian. Gotowy dokument możesz wydrukować i przesłać do klienta w formie papierowej.
Kopie i środowisko wirtualne
Na życzenie klienta udostępniamy kopie zapasowe wszystkich plików wgranych przez klienta do Systemu Obiegu Dokumentów.
Skontaktuj sięCo nas wyróżnia :
Szkolenia
Nasze szkolenia są realizowane w formie stacjonarnej, przy czym każdy uczestnik otrzymuje indywidualnie dostosowane szkolenie z systemu elektronicznego obiegu dokumentów SOD365.
Dzięki temu każdy szkolony pracownik zdobywa kompleksową i praktyczną wiedzę niezbędną do efektywnego zarządzania dokumentacją w systemie EZD SOD365.
Podczas szkolenia szczegółowo omawiamy problemy i wyzwania związane z prowadzeniem dokumentacji, a także dostarczamy skuteczne rozwiązania mające na celu ulepszenie procesów dokumentacyjnych.
Szkolenia są dokładnie zaplanowane, sprecyzowane i dostosowane do indywidualnych potrzeb każdego urzędu, co gwarantuje maksymalną skuteczność przekazywanej wiedzy i umiejętności.
Po przeszkoleniu pracownik jest w pełni przygotowany do samodzielnej pracy w systemie SOD365.
Przykładowe realizacje
Integracje
Integracja ze skrzynką podawczą ePUAP
Jednym kliknięciem bez logowania do ePUAP pobierzesz wiadomości, wnioski i deklaracje złożone przez mieszkańców, bezpośrednio ze skrzynki podawczej.
eNADAWCA Poczty Polskiej
Nie musisz już prowadzić papierowego dziennika pocztowego - Poczta Polska otrzyma od Ciebie kompletną informację o przesyłkach w postaci elektronicznej. Na kopertach umieścisz kolejne numery dla listów poleconych wraz z kodem kreskowym i zsynchronizujesz każdą przesyłkę bez względu na rodzaj.
System kodów pocztowych Poczty Polskiej
Wystarczy, że wprowadzisz kod pocztowy, a system pobierze dane adresowe. Województwo, gmina, miejscowość, a nawet ulica w adresie zostaną uzupełnione automatycznie.
System GUS BIR1
Integracja umożliwi Ci automatyczne pobieranie danych dowolnej instytucji - urzędów, spółek, firmy, a nawet sądów. Błyskawicznie zdobędziesz dane na temat wszystkich podmiotów, które posiadają NIP, REGON lub KRS.
System GUS TERYT
W bazie TERYT znajdują się nazwy wszystkich województw, powiatów, gmin, miejscowości oraz ulic w Polsce. Dzięki integracji z systemem szybciej wprowadzisz dane adresowe, gdy nie znasz kodu pocztowego.
Platforma SkyCMS
Dzięki tej integracji prześlesz dokumenty z SOD365 bezpośrednio do panelu administracyjnego w BIP. Zaimportujesz również wprowadzone do obiegu akty normatywne.
Elektroniczne Biuro Obywatela
Elektroniczne Biuro Obywatela (EBO365) ułatwia mieszkańcom załatwianie spraw urzędowych przez Internet. Dzięki niemu obywatel zyskuje:
- dostęp do historii załatwianych spraw - mieszkaniec może sprawdzić, kiedy złożył różne wnioski i czy już je rozpatrzono,
- możliwość dokonania korekty formularzy - jeśli mieszkaniec nieprawidłowo wypełni wniosek, szybko dokona niezbędnych poprawek,
- sprawdzenie statusu sprawy - mieszkańcy nie muszą już dzwonić i przychodzić osobiście do urzędu, by dowiedzieć się, jaka jest odpowiedź na złożone pismo,
- dostęp do wielu jednostek z jednego konta użytkownika - do złożenia dokumentów w różnych urzędach i instytucjach wystarczy jedno konto,
- listę aktywnych, gotowych do wypełnienia formularzy - użytkownik w szybki i intuicyjny sposób wypełni przez Internet formularze, które są niezbędne do załatwienia istotnych dla niego spraw,
- możliwość generowania pism w pdf - łatwy do odczytania i przesyłania format pliku usprawnia składanie wniosków, ich drukowanie itp.,
- zgodność z WCAG 2.1 - informacje i formularze w EBO365 są przystosowane do szczególnych potrzeb osób niewidomych i słabowidzących oraz o ograniczonej sprawności ruchowej,
- możliwość podpisania pisma Profilem Zaufanym - darmowy podpis elektroniczny umożliwia weryfikację tożsamości użytkownika w prosty i przyjazny sposób.
Systemy dziedzinowe
Integracja z InfoSystem i ROMAD w zakresie wymiany danych podatkowych i pism usprawni pobieranie istotnych informacji przez Twój urząd.
Dane wymienisz również z powiatowymi ośrodkami geodezyjnymi.
Dowolna integracja
SOD365 z wbudowanym WebSerwisem spowoduje, że zintegrujemy dla Ciebie system EZD z dowolną aplikacją. Dzięki temu wykonasz wszystkie podstawowe operacje biznesowe w obiegu dokumentów: zarejestrujesz pisma i sprawy oraz zsynchronizujesz dane klientów.
Skontaktuj się