Papierowe dokumenty nie znikną w całości, ale na pewno ich liczba zostanie znacząco ograniczona. Cyfrowy obieg dokumentów już teraz staje się na równi ważny z tradycyjnym. Spodziewamy się również odpowiednich regulacji prawnych w tym zakresie i jest to kwestia tego „kiedy”, a nie „czy”.
Dane w sieci
Dziś istnieją już platformy oferujące różne usługi online. Robimy zakupy w Internecie, udostępniając swoje dane. Trzymamy pieniądze w bankach, które czasem nie posiadają nawet fizycznych placówek i prowadzą pełną obsługę swoich klientów przez Internet. Ważne informacje o nas są przy tym zabezpieczone. To dowodzi, że możliwe jest przeniesienie mechanizmów elektronicznego obiegu dokumentów na poziom zarządzania administracją publiczną.
Podwójny obieg dokumentacji
W niektórych instytucjach powszechny stał się podwójny obieg dokumentów. Na równi z dokumentacją tradycyjną funkcjonują elektroniczne systemy obsługi dokumentów. Są takie organy administracji państwowej jak np. sądy, gdzie zastąpienie papierowych pism urzędowych cyfrowymi będzie wymagało zaangażowania wielu osób a przede wszystkim czasu.
Czy potrafimy się zabezpieczać ?
Istotną kwestią w przypadku zarządzania dokumentami elektronicznymi jest bezpieczeństwo danych. Istnieją ogromne bazy np. dokumentacji medycznych, czy informacji bankowych, które są bardzo dobrze chronione. Niestety często czynnikiem zagrażającym bezpieczeństwu danych jest sam ich właściciel. Wiele osób bardzo pobłażliwie podchodzi do kwestii ochrony swoich danych osobowych, niezależnie od tego, czy chodzi o funkcjonowanie w rzeczywistości cyfrowej, czy analogowej. Ludzie dają się oszukać metodami na wnuczka, nie zwracają uwagi na to, że będąc w miejscu publicznym głośno, przez telefon, podają swój numer PESEL, zapisują PIN-y do kart na ich odwrotach a hasłem dostępu do konta ustawiają swoje imię. Jeżeli nie wzrośnie świadomość użytkowników na temat bezpieczeństwa danych w Internecie, to ich dokumenty przetwarzane cyfrowo również nie będą bezpieczne.
Prawo nie nadąża
Przepisy prawa narzucają charakter administrowania dokumentacją w instytucjach. Prawo jest więc istotnym ogranicznikiem wprowadzenia jednego, elektronicznego obiegu dokumentów. W Polsce z Internetu korzysta 67% obywateli[1]. Aby wszelkie kwestie urzędowe mogły być załatwiane w Internecie, a papierowe dokumenty stały się zbyteczne, ta wartość musi wzrosnąć. Istotne jest także to, aby w instytucjach publicznych było więcej stanowisk umożliwiających skorzystanie z Internetu. Prawo choć powoli, ale musi z czasem nadążać za charakterem życia obywateli. Jeżeli my staniemy się bardziej cyfrowi, to prawodawcy będą musieli się do tego ustosunkować.
Mentalność -zmienia się dużo wolniej niż narzędzia
Prowadzenie obiegu dokumentów wyłącznie w sieci może rodzić obawy. I chociaż codziennie korzystamy ze smartfonów i wiele rzeczy załatwiamy przez Internet, to dalej część z nas stroni od dokonywania zakupów w online. Często wolimy także pójść do okienka w banku czy urzędzie, ponieważ bardziej ufamy słowom osoby stojącej przed nami niż wiadomościom otrzymanym mailowo. Pomimo tego, że mamy narzędzia, które pozwalają na praktycznie całkowity obieg dokumentacji w sieci, boimy się z tego korzystać. Nadajemy fizycznej formie dokumentu większe znaczenie, mamy poczucie trwałości informacji zapisanych na kartce. Być może obawa dotycząca przechowania istotnych informacji o nas w sieci wynika z tego, że ludzie nie chcą upubliczniać informacji o sobie. Papierową kartkę możemy schować do teczki, a pliku z informacjami nie jesteśmy w stanie kontrolować w taki sposób.
Co jakiś czas słyszymy o atakach hackerskich i włamaniach na konta. Uważamy, że trzymanie pieniędzy na lokatach czy przechowywanie ważnych danych w Internecie może być niebezpieczne. Warto jednak zastanowić się jednak na tym, że w naszej codziennej rzeczywistości także zdarzają się włamania. Ludzie kradną różne rzeczy, podrabiają dokumenty oraz wyłudzają pieniądze, więc przeświadczenie o tym, że takie rzeczy zdarzają się tylko w Internecie, jest wyrazem ignorancji. Czy zatem papierowe dokumenty znikną? Tak, ale w dużej części od nas samych zależy, kiedy to nastąpi.
[1] Źródło:https://mobirank.pl/2016/01/27/mobile-digital-w-polsce-na-swiecie-2016/