OD CZEGO ZACZĄĆ?
Średnio 80% formularzy w urzędzie jest nieczytelnych. Co smutne i zabawne zarazem, problemy z rozszyfrowaniem skomplikowanych druków
mają nie tylko petenci, ale i sami urzędnicy.
Dlaczego tak jest? Powodów jest co najmniej kilka.
Ten, który przychodzi na myśl jako pierwszy to ustawowo narzucone rozstawienie i wygląd pól. Design formularzy bardzo często przeszkadza prawidłowo go wypełnić. Czasami jednak winę ponosimy my sami. Sami wymyślamy formularze, których nikt
nie jest w stanie wypełnić. Gdzie treść, która zmieściłaby się na jednej kartce A4, zajmuje 5 stron.
Dlaczego to robimy?
Nauczono nas, że druk musi przewidywać wszystkie możliwe, nawet najbardziej ekstremalne sytuacje. Stosujemy się więc bezrefleksyjnie do tych wytycznych, po drodze gubiąc zrozumiałość i użyteczność. Myślimy, że w ten sposób dobrze wykonujemy swoją pracę, ale tak naprawdę tylko jej sobie dokładamy. Do kogo bowiem przyjdzie obywatel, który nie poradzi sobie ze skomplikowanym formularzem? Gdzie będzie dzwonił, jak nie do urzędu ze stoma pytaniami? Na kogo będzie narzekał jako na „oderwanego od rzeczywistości”?
Dlatego właśnie przygotowaliśmy niniejszy poradnik.
To efekt wielu godzin rozmów z urzędnikami, petentami oraz własnych, mniej lub bardziej przyjemnych doświadczeń z wszelakiej maści druczkami. W rezultacie powstało 10 praktycznych porad, jak zabrać się za tworzenie przyjaznego dla ludzi formularza (lub co zmienić w już istniejących). Mam nadzieję, że skorzystasz ze zgromadzonej tu wiedzy!
10 praktyk:
1. ZAWSZE PODAWAJ AKTUALNĄ PODSTAWĘ PRAWNĄ PRZY FORMULARZACH, KTÓRE JEJ WYMAGAJĄ.
2. STOSUJ WYJAŚNIENIA DO KAŻDEJ SEKCJI FORMULARZA
3. POLA WYMAGANE OZNACZAJ GWIAZDKĄ LUB POGRUBIENIEM
4. WYRÓWNUJ NAZWY PÓL FORMULARZA DO PRAWEJ STRONY
5. NIE POWIELAJ SEKCJI, KTÓRE SĄ ZBĘDNE NP. ADRES ZAMIESZKANIA, DANE SKŁADAJĄCEGO DEKLARACJĘ
6. UŻYWAJ CZYTELNYCH CZCIONEK, NAJLEPIEJ JEDNEGO RODZAJU
7. UŻYWAJ BIAŁEGO TŁA, BY WYRÓŻNIĆ POLA FORMULARZA
8. UŻYWAJ KONTRASTUJĄCYCH KOLORÓW
9. USUŃ LUB SKRÓĆ DŁUGIE TEKSTY
10. UŻYWAJ PEŁNYCH NAZW
To wszystko!
Znasz już 10 najlepszych praktyk, którymi należy się kierować, tworząc lub edytując istniejące formularze. Pamiętaj jednak, by ślepo nie stosować się do wszystkich zasad. Każdy dokument jest inny i wymaga innych usprawnień. Potraktuj nasze wytyczne jako punkt wyjścia do własnego namysłu, co można poprawić, a czego lepiej nie ruszać. Uniwersalnie idealny formularz nie istnieje. Zawsze musisz dopasować go do potrzeb swoich wypełniających.