Jak zwiększyć efektywność pracy urzędnika? 7 sprawdzonych pomysłów

7 spososobow na efektywność pracy..jpeg

Korea Południowa to jeden z najbardziej zapracowanych krajów świata, nieustannie walczący z pracoholizmem. W skali roku, urzędnik w Korei potrafi pracować o tysiąc godzin więcej od innych osób na podobnych stanowiskach w krajach rozwiniętych. Swego czasu stacja CNN przekazywała informację, że ratusz w Seulu postanowił wyłączać prąd w swoim budynku w każdy piątek o 19:00. Miało to na celu zniechęcenie urzędników do dalszej pracy.

W tematyce pracoholizmu Korei nie ustępuje Japonia. Statystyczny Japończyk wykorzystuje tylko 9 dni urlopu w ciągu roku. Nieustannie pracuje, niestety kosztem życia prywatnego. Uzależnienie od pracy w tym kraju spowodowało nawet powstanie dwóch specjalnych określeń:

  • „Karoshi” - oznacza „śmierć z przepracowania”
  • "Karojisatsu” - oznacza „samobójstwo z przepracowania”

Według badań Laury Empson z Harvard Law School, źródłem przepracowania i wypalenia zawodowego są przede wszystkim:

  • Brak poczucia bezpieczeństwa
  • Niepewność finansowa
  • Obawa przed utratą pracy
  • Strach przed przełożonym
  • Brak dobrych relacji w życiu prywatnym

Firma Perpetual Guardian z Nowej Zelandii postanowiła przeprowadzić eksperyment.

„Szefowie ustalili 4-dniowy tydzień pracy. Swoim pracownikom płacili tak, jakby pracowali przez 5 dni. Okazało się, że test wypadł świetnie. Wynikami projektu zainteresował się sam New York Times.

Przeprowadzony eksperyment przyniósł zaskakujące wyniki. Okazało się, że 4-dniowy tydzień pracy znacznie zwiększył wydajność 240 pracowników. Dzięki dłuższej przerwie mogli oni lepiej się zrelaksować. Pracownicy zgłaszali, że dłuższy weekend pozwolił im na spędzenie większej ilości czasu z rodziną, gotowanie i ćwiczenia fizyczne. Lepszy jakościowo odpoczynek wpłynął korzystnie na wydajność w pracy.”

Jak wynika ze statystyk Business Insider, przeciętny Polak pracuje średnio 1966 godzin rocznie, wykorzystując 66% dni urlopowych, co plasuje nas na 11. miejscu na świecie pod względem czasu spędzonego w miejscu zatrudnienia. W Polsce mamy inne realia niż w strukturze pracy w Japonii, Korei czy Nowej Zelandii. Polski urzędnik wykonuje swoje obowiązki według ściśle określonych reguł. Gdybyśmy zapytali statystycznego pracownika urzędu z Polski:

●    czy powinieneś pracować jedynie 6 godzin dziennie?
●    czy powinieneś pracować tylko 4 dni w tygodniu?

to pewnie zdania byłyby podzielone. Z punktu widzenia terminowości załatwiania spraw oraz oszczędności czasu, najistotniejsza jest efektywność, a nie ilość przepracowanych godzin.

 

Czy istnieją zatem rozwiązania, które mogą zwiększyć efektywność pracowników instytucji publicznych?

Odkryj 7 sposobów, na sprawniejsze wykonywanie zadań i wydajną pracę:
 

1. Zaplanuj cały swój dzień

Poświęć kilka minut przed rozpoczęciem pracy na zaplanowanie wszystkich zadań. Zapisuj je na kartce lub w narzędziach do zarządzania zadaniami typu Trello, ToDoIst itp. Planowanie pomaga w dysponowaniu czasem. Dzięki temu dokładnie wiesz co masz w danym momencie zrobić

2. Używaj zestawu słuchawkowego

Jeśli do zakresu Twoich obowiązków wlicza się rozmowa z klientami, zadbaj o zestaw słuchawkowy. Dzięki niemu możesz w trakcie rozmowy wykonywać dodatkowe, proste czynności: wysyłanie maila, jazda samochodem.

3. Ustal priorytety (matryca Eisenhowera)

Nie staraj się robić wszystkiego na raz. Przejrzyj listę swoich zadań i ustal priorytety, które musisz wykonać danego dnia. Działając w chaosie stracisz cały dzień, a efekt Twojej pracy nie będzie widoczny.

Matryca Eisenhowera nakazuje segregować zadania według 4 schematów:

  • pilne i ważne,
  • mało pilne i ważne,
  • mało ważne i pilne,
  • mało ważne i mało pilne.

Dzięki tej metodzie, możesz ocenić czy dane zadanie powinno być wykonane „ na cito” czy może poczekać.

4. Wyłącz powiadomienia na prywatnym telefonie

Powiadomienia w telefonie bardzo mocno rozpraszają. Nieustanne zerkanie na ekran smartfona i częste odpisywanie znajomym (korzystając z popularnych komunikatorów) mocno wybija z rytmu. Na czas wykonywania ważnego zadania wyłącz wszystkie powiadomienia.

5. Zadbaj o sen

Długość snu ma znaczny wpływ na Twoje samopoczucie. Nadmierne zmęczenie prowadzi do błędów i wydłuża czas przeznaczony na konkretne działanie. Do tego dochodzą trudności ze skupieniem się na zadaniu.

6. Pracuj krótkimi blokami czasowymi

Spróbuj ustalić konkretny czas na wykonanie zadania, np. między 8:00 a 8:35. Po tym czasie zrób sobie 5 minut przerwy. Krótkie bloki czasowe zwiększają efektywność pracy.

7. Bądź asertywny/a

Jeżeli ktoś mocno rozbija Twoją pracę i masz obawy, że plan dnia nie zostanie zrealizowany, zacznij mówić „ NIE”. Mówienie „NIE” sugerujące komuś, że masz ważne zadanie do zrobienia lub argumentowane „Wybacz, ale nie mam już więcej czasu”, nie powinno nikogo obrazić.

 

Ankieta:

Czy jesteś za 4-dniowym systemem pracy?

Czy wykorzystujesz wszystkie dni urlopowe w ciągu roku?

 


× Wyszukaj w serwisie