Elektroniczny Obieg Dokumentów w Twoim Urzędzie "Cyfrowa gmina"

Trwa 3 nabór do Konkursu Grantowego „Cyfrowa Gmina”, który ma na celu wsparcie finansowe Jednostek Samorządu Terytorialnego w rozwoju cyfrowym oraz wzmocnienie cyfrowej odporności na zagrożenia.

W ramach projektu możecie Państwo zrealizować zakup usług chmurowych takich jak: System Obiegu Dokumentów z Elektronicznym Biurem Obywatela.

Z pozyskanych grantów mogą Państwo sfinansować:

1. wdrożenie ( dla podmiotów, które jeszcze nie korzystają z naszego systemu ) - analiza wdrożeniowa, uruchomienie i konfiguracja systemu, implementacja struktury organizacyjnej , przeprowadzenie testów 

2. utrzymanie systemu i licencję - nielimitowany transfer i synchronizacja danych, kopia zapasowa danych, bezpłatne wsparcie techniczne 3 miesiące od daty wdrożenia, helpdesk, aktualizacje aplikacji, roczna licencja na system. (W przypadku podmiotów, które chcą wziąć udział w konkursie "Cyfrowa Gmina, (korzystających już z naszych usług)  prosimy o kontakt

3. szkolenia pracowników (także dla podmiotów, które posiadają już nasz system ) - szkolenie główne, szkolenia stanowiskowe, szkolenia uzupełniające

4. dodatkowe funkcjonalności - moduł wewnętrznego edytora tekstu, udostępnienie API, indywidualne wzory formularzy, moduł tworzenia kopii zapasowych danych, moduł planowania obiegu.

 

---

System Obiegu Dokumentów SOD365 - Elektroniczny Obieg Dokumentów w Urzędzie

Spędziliśmy wiele godzin na rozmowach z urzędnikami, by zrozumieć ich codzienne wyzwania. Tak powstał SOD365 – System Obiegu Dokumentów. 

SOD365 wspomaga tradycyjny obieg dokumentów wewnątrz każdego podmiotu, bez względu na jego wielkość. Z pomocą SOD365 możecie Państwo: sprawnie monitorować zadania wykonywane przez urzędników z dowolnego miejsca i w każdym momencie oraz zyskać pełną kontrolę ważnych dokumentów oraz terminowości spraw.

---

 

KORZYŚCI WYNIKAJĄCE Z POSIADANIA SOD365:

1. Integracja ze skrzynką podawczą ePUAP. Jednym kliknięciem bez logowania do ePUAP można pobrać wiadomości, wnioski i deklaracje złożone przez mieszkańców, bezpośrednio ze skrzynki podawczej.

2. System pozwoli na: uporządkowanie pism, automatyczne adresowanie kopert i pobieranie elektronicznych zwrotek doręczenia.

3. Zarządzanie zadaniami własnymi i pracowników urzędu stanie się o wiele łatwiejsze. W jednym miejscu znajdują się wszystkie informacje dotyczące: pism, spraw i zastępstw.

4. SOD365 umożliwia pracę zdalną. Możecie Państwo korzystać z systemu przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

 

DODATKOWE FUNKCJONALNOŚCI

System Obiegu Dokumentów został wzbogacony o dodatkowe funkcjonalności:

1. Moduł planowania obiegu dokumentów (obieg wbudowany) – umożliwia przygotowanie i zaprogramowanie obiegu dokumentów wybranego typu. Administrator lub osoba wyznaczona może samodzielnie tworzyć odpowiednie procesy.

2. Moduł wewnętrznego edytora tekstu umożliwia tworzenie dokumentów z poziomu systemu SOD365 i pozwala na na import szablonów dokumentów zapisanych w formacie *docx. 

3. Udostępnienie API. (interfejs programowania aplikacji) - zbiór reguł ściśle opisujący, w jaki sposób programy lub podprogramy komunikują się ze sobą

4. Moduł tworzenia kopii zapasowej danych, jej bezpieczne przechowywanie wraz z możliwością pobrania kopii zapasowej bazy danych oraz plików z ostatnich 30 dni na żądanie Zamawiającego, poprzez użycie bezpiecznego kanału komunikacji np.: VPN

5. Przekazanie wirtualnego systemu wraz z wszystkimi danymi z jedną licencją tylko do odczytu nie rzadziej niż 1 raz w roku na żądanie Klienta oraz w przypadku rozwiązania umowy 

SOD365 wdrażamy w modelu SaaS (Software as a Service - oprogramowanie jako usługa), co przekłada się na zwiększenie poziomu bezpieczeństwa. Dane trafiające do chmury są od razu kopiowane w kilka miejsc, dzięki czemu nie tylko minimalizujemy ryzyko ich utraty ale również w przypadku awarii, jesteśmy w stanie bardzo szybko przywrócić funkcjonowanie systemu.

 

Elektroniczne Biuro Obywatela EBO365

 

Elektroniczne Biuro Obywatela – EBO365 pozwala na załatwienie spraw przez Internet. Umożliwia dostęp do wielu jednostek, historii załatwianych spraw, szybkiej korekty i ponownego wysłania pisma oraz możliwość sprawdzania statusu sprawy. EBO365 pozwala na podpisywanie pism za pomocą Profilu Zaufanego - darmowego podpisu elektronicznego.

Elektroniczne Biuro Obywatela (EBO365) ułatwi mieszkańcom załatwianie spraw urzędowych przez Internet. Dzięki niemu mieszkaniec zyska:

1. Dostęp do historii załatwianych spraw. Może sprawdzić, kiedy złożył  wnioski i czy już je rozpatrzono.

2. Możliwość dokonania korekty formularzy, jeśli wypełnił wniosek nieprawidłowo.

3. Możliwość sprawdzenie statusu sprawy. 

4. Dostęp do wielu jednostek z jednego konta użytkownika.

5. Możliwość generowania pism w pdf.

6. Zgodność z WCAG 2.1; informacje i formularze w EBO365 są przystosowane do szczególnych potrzeb osób niewidomych i słabowidzących oraz o ograniczonej sprawności ruchowej.

7. Możliwość podpisania pisma Profilem Zaufanym.